Glosario

Aquí encontrará todas las palabras técnicas relacionadas con los escáneres ScanSnap de Fujitsu.

Creación archivos PDF/A.

PDF/A es un formato de archivo que es usado para almacenamiento a largo plazo y administración de documentos electrónicos. Este es un formato de archivo apropiado para cuando necesita convertir documentos en datos de imagen y almacenarlos por un largo plazo. PDF/A-1b es un nivel de cumplimiento de PDF/A. 

Si tiene un escáner Fujitsu de la gama Scansnap lo podrá configurar de la siguiente manera:

  1. En la ventana de configuración de ScanSnap Manager, seleccione la ficha [Archivo] y luego seleccione [PDF (*.pdf)] en la lista desplegable [Formato del archivo]. Luego, haga clic en el botón [Opción].
    Ventana de configuración de ScanSnap
    • Aparecerá la ventana [Opción del formato del archivo PDF].
  2. Seleccione la casilla de selección [Reproducir en PDF/A-1b].
    Opción del formato del archivo PDF
    • Aparecerá el siguiente mensaje.
      ScanSnap Manager
  3. Haga clic en el botón [Aceptar] para cerrar todas las ventanas y ya lo tendrá configurado. Cada documento que digitalice tendrá la extensión PDF/A.

PDF/A. Todo lo que debes saber.

logo pdfaDocumentos duraderos con el estándar PDF/A

¿Por qué PDF/A y no PDF?
El estándar PDF/A para archivado a largo plazo fue aprobado por ISO (Organización Internacional para la Estandarización) en otoño de 2005. El estándar PDF/A se publicó con el número “ISO 19005-1:2005” y se basa en la especificación PDF 1.4

El estándar PDF/A tiene como objetivo la creación de documentos PDF cuya apariencia visual permanezca igual con el transcurso del tiempo. Estos archivos deben ser independientes del software y de los sistemas utilizados para crearlos, almacenarlos o reproducirlos.

El PDF/A tiene dos niveles de conformidad:

  • PDF/A-1a (Level A) aplica corrección semántica y estructura.

Cada carácter debe tener un equivalente Unicode.
La estructura se expresa mediante etiquetas.

  • PDF/A-1b (Level B) aplica integridad visual.

Cualquier archivo que cumpla los requisitos para PDF/A-1a
también cumplirá los de PDF/A-1b que es menos estricto.

¿Por qué es necesario el PDF/A?

Para tener un acceso completo a todos los elementos pertenecientes a un documento aunque hayan pasado 15 años. Si lo intentamos abrir pasado ese tiempo, las fuentes deben estar incrustadas, un vínculo a la tipografía no es suficiente ya que el usuario posiblemente no tenga ya esa tipografía en su ordenador y los carácteres especiales y símbolos no se mostrarán correctamente .

¿Qué esta prohibido?
Los elementos, porque podrían socavar la durabilidad requerida del documento incluyendo elementos interactivos o capas PDF. Estas características inhiben la exactitud que se le requiere a un archivo PDF/A eficaz.
Por ejemplo, en el caso de un documento PDF con capas, los usuarios que lo impriman dentro de 40 años, podrían preguntarse qué capas son válidas y cuáles no. Un documento PDF/A es básicamente un documento PDF tradicional que cumple de forma precisa con las especificaciones definidas. A fin de impedir que los usuarios tengan que probar y discutir de forma repetida la mejor apariencia de un PDF para que funcione bien.

Crear un PDF/A desde un PDF.
Muchos usuarios ya disponen de documentos PDF que no son conformes al estándar PDF/A. A menudo no es posible recrear dichos documentos desde el programa original porque, por ejemplo, no se crearon localmente sino que fueron enviados al usuario en cuestión por correo electrónico. Existen varios métodos para convertir archivos PDF a PDF/A. Acrobat 9 es una de las aplicaciones que se pueden utilizar.

¿Cómo saber si es realmente un archivo PDF/A?
La verificación de los archivos es muy importante. Antes de guardar los documentos que hemos recibido debemos comprobarlos para saber si son conformes con el estándar PDF/A. Hay diferentes herramientas que nos lo permitirán averiguar, por ejemplo con el Adobe Acrobat.

comprobaciones_PDF-A