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PDF/A. Todo lo que debes saber.

logo pdfaDocumentos duraderos con el estándar PDF/A

¿Por qué PDF/A y no PDF?
El estándar PDF/A para archivado a largo plazo fue aprobado por ISO (Organización Internacional para la Estandarización) en otoño de 2005. El estándar PDF/A se publicó con el número “ISO 19005-1:2005” y se basa en la especificación PDF 1.4

El estándar PDF/A tiene como objetivo la creación de documentos PDF cuya apariencia visual permanezca igual con el transcurso del tiempo. Estos archivos deben ser independientes del software y de los sistemas utilizados para crearlos, almacenarlos o reproducirlos.

El PDF/A tiene dos niveles de conformidad:

  • PDF/A-1a (Level A) aplica corrección semántica y estructura.

Cada carácter debe tener un equivalente Unicode.
La estructura se expresa mediante etiquetas.

  • PDF/A-1b (Level B) aplica integridad visual.

Cualquier archivo que cumpla los requisitos para PDF/A-1a
también cumplirá los de PDF/A-1b que es menos estricto.

¿Por qué es necesario el PDF/A?

Para tener un acceso completo a todos los elementos pertenecientes a un documento aunque hayan pasado 15 años. Si lo intentamos abrir pasado ese tiempo, las fuentes deben estar incrustadas, un vínculo a la tipografía no es suficiente ya que el usuario posiblemente no tenga ya esa tipografía en su ordenador y los carácteres especiales y símbolos no se mostrarán correctamente .

¿Qué esta prohibido?
Los elementos, porque podrían socavar la durabilidad requerida del documento incluyendo elementos interactivos o capas PDF. Estas características inhiben la exactitud que se le requiere a un archivo PDF/A eficaz.
Por ejemplo, en el caso de un documento PDF con capas, los usuarios que lo impriman dentro de 40 años, podrían preguntarse qué capas son válidas y cuáles no. Un documento PDF/A es básicamente un documento PDF tradicional que cumple de forma precisa con las especificaciones definidas. A fin de impedir que los usuarios tengan que probar y discutir de forma repetida la mejor apariencia de un PDF para que funcione bien.

Crear un PDF/A desde un PDF.
Muchos usuarios ya disponen de documentos PDF que no son conformes al estándar PDF/A. A menudo no es posible recrear dichos documentos desde el programa original porque, por ejemplo, no se crearon localmente sino que fueron enviados al usuario en cuestión por correo electrónico. Existen varios métodos para convertir archivos PDF a PDF/A. Acrobat 9 es una de las aplicaciones que se pueden utilizar.

¿Cómo saber si es realmente un archivo PDF/A?
La verificación de los archivos es muy importante. Antes de guardar los documentos que hemos recibido debemos comprobarlos para saber si son conformes con el estándar PDF/A. Hay diferentes herramientas que nos lo permitirán averiguar, por ejemplo con el Adobe Acrobat.

comprobaciones_PDF-A

LexNET. Sistema de intercambio seguro de información con el Ministerio de Justicia.

¿Qué es LexNET?

LexNet es una plataforma de intercambio seguro de documentos judiciales. Entre los diferentes organismos judiciales y una gran diversidad de operadores jurídicos. Los documentos más habituales que gestionan son escritos, demandas, notificaciones, etc.
El procedimiento se puede resumir en tres pasos:

  1. Escanear la documentación en formato PDF/A.
  2. Firmar electrónicamente dicha documentación ya escaneada.
  3. Enviar la documentación firmada al sistema LexNET.
Buenas practicas de LexNET
Cómo optimizar el proceso de firma de los documentos
para Abogados y Procuradores
“A partir del 1 de enero las comunicaciones de abogados y procuradores con los juzgados en los nuevos casos deberán ser electrónicas, a través del sistema LexNET.”
Lexnet

Sistema de intercambio de información segura con el Ministerio de Justicia.

LexNet se ha convertido en un instrumento de trabajo seguro tan habitual en el ámbito de las comunicaciones judiciales, como el teléfono, el fax o el correo electrónico.

Nos ofrece:

  • El intercambio seguro de información
  • El uso de firma electrónica reconocida
  • Acceso vía web
  • Funcionamiento 24×7
  • Ahorro de papel
  • Inmediatez en las comunicaciones

¿Cómo firmar de forma óptima los documentos para el envío telemático a través de LexNET?

 

01En los casos en los que sea necesario remitir un escrito o documento que se encuentra disponible en formato papel, será necesario digitalizarlo haciendo uso del escáner.
LexNET nos permitirá enviar telemáticamente un documento de texto de más de 300 páginas siempre y cuando se configure el escáner siguiendo estas recomendaciones:

  • Activar la resolución del escáner a 200×200.
  • Seleccionar tipo de salida de documento PDF/A. (todos los escáneres digitales de Fujitsu permiten la generación de archivos PDF/A).
  • Seleccionar tipo de salida: un solo documento.
  •  Activar el OCR (reconocimiento de caracteres).
  • Seleccionar el color de Salida Negro.

2Muy importante es asegurarse de firmar de forma electrónica con seguridad todos los documentos que se desean enviar.

Gracias a la firma electrónica contamos con mayor seguridad y confianza en el intercambio de documentos.

Firma electrónica

3Una vez generado el .pdf y firmado, ahora sólo nos queda enviar el documento a través de LexNET.

LexNET nos permite enviar telemáticamente escritos y documentos firmados electrónicamente.

Con el intercambio y firma digital de documentos, se agiliza el trámite entre el colectivo de profesionales. Se reducen costes y se aumenta la calidad de los documentos presentados en la sede jurídica electrónica.

Escritos

Con LexNET conseguimos ahorrar tiempo, de una manera sencilla y rápida realizamos nuestras gestiones diarias desde nuestro despacho, evitamos el tener que desplazarnos para entregar la documentación.
Antes y ahora

Si tienen alguna incidencia con el sistema LexNET pueden contactar con el Centro de Atención al Usuario (CAU) de la Subdirección de Informática del Ministerio de Justicia.

Dirección de correo: cau@mju.es
Teléfono: 902 999 724
Web: https://www.administraciondejusticia.gob.es